Elk moment is uniek.

Daarom werk ik nooit met vaste pakketten, maar met persoonlijke trajecten die passen bij jouw wensen, jouw stijl en het gevoel dat jij wilt creëren.

Ik kan je volledig ontzorgen, van de allereerste planning tot de dag zelf, maar ook wie graag zelf organiseert, is bij mij welkom. Op dat moment ben ik jouw rustpunt achter de schermen.

Jij hoeft alleen maar te genieten, precies zoals het hoort.

Moments away.

Of het nu gaat om enkele dagen, een midweek of een volledige week: ik zorg voor een mooie beleving van jouw moment, zonder ontelbare to do lists voor jou.

Ik maak een haalbare planning voor de groep en help je met het zoeken van een locatie, verblijf, activiteiten, transport, restaurants,… Tijdens jullie trip ben ik het aanspreekpunt en jij geniet mee met de rest.

Zo wordt je trip niet alleen mooi, maar ook zorgeloos.

Meerdere dagen vol plezier en rust, zonder de organisatorische last. Gewoon genieten.

Zonder Maya zou ik nooit op zo een ontspannende manier kunnen genieten hebben van mijn verjaardagsweekend.

Bekijk meer reviews

Mijn rol:

  • Persoonlijke kennismaking
    Ik luister naar jullie verhaal, jullie wensen en de sfeer die jullie voor ogen hebben.
    Tijdens deze eerste ontmoeting leg ik je rustig uit hoe ik te werk ga, welke stappen we zullen doorlopen en hoe ik jullie kan ontzorgen.
    Met jullie input en verwachtingen maak ik een offerte op maat, volledig afgestemd op jullie moment.
  • Concept

    Na de goedkeuring van de offerte beginnen we aan het creatieve en inhoudelijke deel.
    We praten over de sfeer, de vibe en het gevoel dat jullie willen creëren. Wanneer het gaat om een meerdaags moment, bekijken we niet alleen hoe het eruit ziet, maar ook hoe het voelt over meerdere dagen heen:

    • Welke flow past bij jullie?
    • Hoeveel rust en hoeveel activiteit willen jullie?
    • Wat maakt voor jullie een meerdaagse ervaring écht bijzonder?

    De locatie speelt hierin een sleutelrol.
    Voor meerdaagse momenten vormt de plek het fundament: van accommodatie en bereikbaarheid tot de sfeer van de omgeving.
    Zodra we de locatie bepalen, kunnen we alle andere elementen op elkaar afstemmen.

    Ik werk een duidelijke planning uit met belangrijke beslismomenten,
    van grote keuzes zoals catering en activiteiten, tot kleinere details die de ervaring compleet maken.
    Zo creëren we samen een concept dat klopt van de eerste tot de laatste dag, en dat helemaal past bij wie jullie zijn en wat jullie willen beleven.

  • Selectie en coördinatie van leveranciers

    Op basis van het uitgewerkte concept zoek ik de juiste leveranciers die bij jullie moment passen.
    Dit houdt in:

    • Selecteren van geschikte leveranciers (catering, fotograaf, DJ, drukwerk, bloemen, meubelverhuur, dranken… )
    • Offertes opvragen, vergelijken en (eventueel) samen bespreken
    • Planning en opvolging van afspraken met de leveranciers
    • Inplannen meetings met leveranciers waar jullie al dan niet bijzijn (bv. fotograaf, DJ, decorateur…)

    Doornemen van het draaiboek met de leveranciers zodat iedereen perfect weet wat wanneer gebeurt.
    Ik neem de volledige coördinatie met alle leveranciers op mij, zodat jullie maar één aanspreekpunt hebben: Maya.

  • Coördinatie van de gasten

    Bij meerdaagse trips komt er vaak wat extra organisatie bij kijken.
    Daarom zorg ik, indien gewenst, ook voor:

    • de communicatie met de gasten over planning, timing & praktische info
    • overzichtelijke informatiebundels, een warm welkomstbericht, …
    • coördinatie van transport (taxi’s, shuttles, vluchten, treinen…)
    • afstemmen van kamers, slaapindelingen of groepsarrangementen
    • het opvolgen van speciale wensen of noden van gasten

    Alles wordt duidelijk en tijdig gecommuniceerd, zodat ook de gasten volledig kunnen ontspannen.

  • Planning, organisatie & draaiboek
    Ik maak een duidelijke en realistische planning van A tot Z.
    We houden samen opvolgmeetings, op een rustige, duidelijke manier zodat jullie altijd weten waar we staan. Hierbij neem ik, indien gewenst, ook de gastencommunicatie op mij, zodat iedereen tijdig heldere info ontvangt, zodat ze precies weten wat ze kunnen verwachten.
    Daarnaast werk ik een uitgebreid draaiboek uit waarin elk detail staat (timings, aanlevermomenten, logistiek, aankleding, ontvangstflow, …).
    Het draaiboek is het hart van een vlot en zorgeloos moment en ik zorg ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien.
  • Budgetbewaking
    Ik hou het budget nauwlettend in de gaten en geef vooraf steeds aan wat de financiële impact van bepaalde keuzes zijn.
    Zo blijven jullie beslissingen helder, transparant en zonder verrassingen.
    Ik zorg dat alles in lijn blijft met de afgesproken budgetrange.
  • Coördinatie

    Tijdens een meerdaags moment ben ik er van begin tot eind om alles in goede banen te leiden, rustig, discreet en met oog voor detail.

    • Opvolging van de opbouw, aankomst en praktische voorbereidingen
    • Coördineer check-ins, kamers, transport en alle leveranciers.
    • Bewaken van de dagelijks de planning en begeleid activiteiten en maaltijden
    • Aansturen van personeel en zorg dat alles volgens het draaiboek verloopt
    • Oplossen van onverwachte situaties

    Jullie hoeven niets op te volgen of te regelen. Jullie hoeven alleen maar aanwezig te zijn en samen met je gasten te genieten.
    Ik zorg ervoor dat jullie elk moment bewust kunnen meemaken, precies zoals het bedoeld is.

Resultaat

Een meerdaagse beleving vol warmte en mooie momenten, helemaal zorgeloos en volledig gedragen door mij, zodat jullie alleen hoeven te genieten.

Corporate Moments

Teambuildings, klantenevents en bedrijfsweekends volledig op maat en met volledige ontzorging.

Een professioneel event dat tot in de puntjes klopt, zonder dat jouw team er een extra fulltime taak bij krijgt. Ik vertaal jullie doelstellingen naar een concept, regel alle praktische zaken en zorg op de dag zelf voor een strakke regie.

Jullie focussen op de mensen, ik op de organisatie.

Een vlekkeloos georganiseerd moment dat professionaliteit en beleving perfect combineerde.

Bekijk meer reviews

Mijn rol:

  • Persoonlijke kennismaking
    Ik luister naar wat jullie met het event willen bereiken: verbinden, inspireren, vieren of motiveren.
    Tijdens deze eerste ontmoeting leg ik je uit hoe ik te werk ga, welke stappen we zullen doorlopen en hoe ik jullie kan ontzorgen.
    Met jullie input en verwachtingen maak ik een offerte op maat, volledig afgestemd op jullie moment.
  • Concept

    Na de goedkeuring van de offerte bouw ik een helder concept uit dat past bij jullie bedrijfscultuur en de doelen van het event.
    We werken het concept en de sfeer uit die jullie voor ogen hebben:

    • de sfeer en stijl van het event
    • de gewenste beleving voor medewerkers of klanten
    • praktische keuzes: type locatie, activiteiten, …

    De locatie is de eerste grote stap: die bepaalt de mogelijkheden en de vibe.
    Ik maak vervolgens een duidelijke roadmap met alle milestones richting het event, zodat het traject overzichtelijk blijft.

  • Selectie en coördinatie van leveranciers

    Op basis van het uitgewerkte concept zoek ik de juiste leveranciers die bij jullie moment passen.
    Dit houdt in:

    • Selecteren van geschikte leveranciers (catering, fotograaf, DJ, drukwerk, bloemen, meubelverhuur, dranken… )
    • Offertes opvragen, vergelijken en (eventueel) samen bespreken
    • Planning en opvolging van afspraken met de leveranciers
    • Inplannen meetings met leveranciers waar jullie al dan niet bij zijn (bv. fotograaf, DJ, stylist, …)
    • Indien gewenst, inplannen van een tasting bij de cateraar
    • Doornemen van het draaiboek met de leveranciers zodat iedereen perfect weet wat wanneer gebeurt

    Ik neem de volledige coördinatie met alle leveranciers op mij, zodat jullie maar één aanspreekpunt hebben: Maya.

  • Planning, organisatie & draaiboek
    Ik maak een duidelijke en realistische planning van A tot Z.
    We houden samen opvolgmeetings, op een rustige, duidelijke manier zodat jullie altijd weten waar we staan.
    Daarnaast werk ik een uitgebreid draaiboek uit waarin elk detail staat (timings, aanlevermomenten, logistiek, aankleding, ontvangstflow, activiteiten, …).
    Het draaiboek is het hart van een vlot en zorgeloos moment en ik zorg ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien.
  • Budgetbewaking
    Ik hou het budget nauwlettend in de gaten en geef vooraf steeds aan wat de financiële impact van bepaalde keuzes zijn.
    Zo blijven jullie beslissingen helder, transparant en zonder verrassingen.
    Ik zorg dat alles in lijn blijft met de afgesproken budgetrange.
  • Coördinatie

    Op de dag van het event ben ik het centrale aanspreekpunt en zorg ik voor rust, structuur en een vlotte flow.
    Dat betekent:

    • opbouw, opvolgen en coördineren
    • leveranciers verwelkomen en briefen
    • timings bewaken
    • personeel aansturen
    • flow bewaken van begin tot einde
    • onverwachte situaties rustig oplossen
    • zorgen dat alles verloopt zoals voorzien in het draaiboek
    • begeleiden van gasten, klanten of medewerkers
    • een warme, discrete aanwezigheid achter de schermen

    Jullie kunnen je volledig focussen op jullie team, medewerkers, gasten of klanten.

Resultaat

Jullie focussen op de mensen. Ik zorg voor de rest.

Coördination only

Sommige klanten vinden het heerlijk om zelf hun moment te organiseren en dat is prachtig. In dat geval neem ik met liefde enkel de coördinatie op mij. Maar de basis is wel altijd dat ik werk met een duidelijk, volledig en kloppend draaiboek.

We nemen dit samen grondig door, of ik maak het zelf op op basis van jouw input.

Zo weet je zeker dat geen enkel detail wordt vergeten en dat de dag zelf rustig en soepel verloopt

Samen zorgen we ervoor dat jouw moment klopt en dat jij zonder zorgen kan genieten

Alles verliep heel vlot en de activiteiten vloeiden mooi in elkaar. Een weekend om nooit te vergeten.
Bedankt Maya!

Bekijk meer reviews

Mijn rol:

  • Persoonlijke kennismaking
    Ik luister naar jullie plannen en verwachtingen. Jullie vertellen hoe jullie het moment voor ogen hebben en welke leveranciers jullie zelf al hebben gekozen.
    Ik leg uit hoe Moment Coordination werkt en wat jullie van mij mogen verwachten.
    Met jullie input en verwachtingen maak ik een offerte op maat, volledig afgestemd op jullie moment.
  • Concept
    Na de goedkeuring van de offerte beginnen we aan het creatieve en inhoudelijke deel.
    Ook wanneer jullie zelf de planning doen, help ik mee om structuur, overzicht en helderheid te brengen.
    We bekijken samen:

    • de vibe en het gevoel dat jullie willen creëren
    • hoe jullie moment praktisch opgebouwd wordt
    • wat belangrijk is voor jullie als organisator én als gast
    • welke onderdelen extra aandacht verdienen

    Ik breng jullie ideeën samen in een heldere structuur, zodat we een sterk vertrekpunt hebben voor het draaiboek en de coördinatie.

  • Selectie en coördinatie van leveranciers
    Jullie kiezen de leveranciers zelf, maar ik zorg ervoor dat iedereen goed wordt afgestemd op het verloop van jullie dag.
    Wat ik doe:

    • alle leveranciers contacteren voor de praktische afstemming
    • hun info, timings en noden verzamelen
    • meetings of calls inplannen wanneer nodig
    • het draaiboek met elke leverancier afzonderlijk doornemen
    • checken of alle afspraken haalbaar en logisch zijn binnen jullie planning

    Zo hoeven jullie niets op te volgen en zijn alle partijen perfect voorbereid.

  • Draaiboek
    Ik maak een volledig draaiboek van A tot Z, op basis van jullie input en jullie keuzes.
    Hierin staat o.a.:

    • de volledige tijdslijn van het moment
    • afspraken en timings voor alle leveranciers
    • ontvangstflow voor gasten
    • logistiek, opbouw en afbouw
    • personeelsinstructies (indien van toepassing)

    We overlopen dit samen, zodat jullie precies weten dat niets over het hoofd wordt gezien.
    Tijdens het traject ben ik jullie vaste aanspreekpunt en zorg ik voor heldere, rustige communicatie.

  • Budgetbewaking

    Jullie kiezen en beheren de leveranciers zelf, maar ik geef, indien gewenst, advies over:

    • realistische budgetverdeling
    • financiële impact van keuzes
    • mogelijke besparingen of alternatieven
    • kosten die vaak vergeten worden

    Zo houden jullie overzicht en blijft het geheel kloppen met jullie wensen.

  • Coördinatie
    Op de dag zelf, en vaak ook de dagen ervoor, neem ik alles uit handen.
    Dat betekent:

    • opbouw opvolgen en coördineren
    • leveranciers verwelkomen en briefen
    • timings bewaken
    • personeel aansturen
    • flow bewaken van begin tot einde
    • onverwachte situaties rustig oplossen
    • zorgen dat alles verloopt zoals voorzien in het draaiboek
    • begeleiden van de gasten
    • een warme, discrete aanwezigheid achter de schermen

    Jullie hoeven alleen maar aanwezig te zijn en samen met je gasten te genieten.
    Ik zorg ervoor dat jullie elk moment bewust kunnen meemaken, precies zoals het bedoeld is.

Resultaat

Jij plant jouw moment, ik zorg ervoor dat het klopt én dat jij zonder zorgen kan genieten.

Zullen we samen jouw moment vormgeven?

Vertel me jouw verhaal, jouw plannen en wat jij belangrijk vindt. Ik zorg voor de rest, met rust, warmte en een persoonlijke aanpak.

Plan een kennismaking